Servicios de Digitalización de Colecciones Documentales
Descripción del Servicio:
- Se utiliza la más alta tecnología en el mercado internacional y único en el área centroamericana, (COPY BOOK) que garantiza nitidez para la visualización de la información. Así mismo, evita el deterioro de los originales al no tener que desarmarlos o manipularlos.
- El Trabajo de digitalización de documentos se realiza de forma ordenada de tal forma que será entregado de forma organizada en carpetas de acuerdo a la orientación de los responsables de la colección o documentos.
- En las carpetas irán los documentos como archivos PDF identificados con la nomenclatura de cada uno de los documentos para su fácil integración en la base de datos documental del usuario.
Procedimiento de digitalización de los documentos
Este proceso tiene los siguientes pasos:
Preparación del material a ser digitalizado. Esto implica:
- Definición de los documentos a escanear
- Revisión del estado físico de los materiales
- Definición de la codificación o nombre de los documentos escaneados para su almacenamiento en el servidor. (Esto depende de la entidad que solicita el servicio.)
Digitalización del material:
- Definición de los estándares para la calidad de digitalización inicial del documento.
- Prueba de los estándares sobre el material y ajuste de los mismos.
- Digitalización final del documento
- Unificación de los archivos
- Almacenamiento de los expedientes digitalizados en carpetas individualizadas.
Costos:
Este proceso será realizado por dos personas especializadas en el proceso. Presentamos a continuación el cuadro de estimación de tiempo y costo:
Tiempo estimado
- El tiempo estimado de digitalización por página es de 10 segundos.
- Tiempo estimado para almacenamiento por documento es de 5 minutos.
Costo por digitalizar una página tomando como base la propuesta de la casa matriz en Francia
Los costos estimados en el INCAP para este proceso varían de acuerdo a las condiciones en las que se encuentre el material, ya que en documentos con mala calidad o antiguos se les aplica un software para la restauración de las páginas de los documentos para dejarlos nítidos para su lectura.
Para cotizar nuestros servicios de digitalización y/o restaurado digital favor comunicarse con:
- Maria Esperanza Peitzner: mepeitzner@incap.int
- Valentina Santa Cruz: vsantacruz@incap.int
Es necesario que la entidad que está solicitando el servicio tenga garantizado el hardware para la exportación del material digitalizado. Se estima que para la cantidad de escaneo solicitado, un disco duro externo de UN TETRA BIT estaría bien, tomando en cuenta que la colección continuará creciendo y que todo lo que se produzca virtualmente de estas colecciones deberá ser guardado sistemáticamente posterior a la digitalización.